« برنامه سلامت اداری »
بخش دوم
اما چه راهکارهایی جهت افزایش سطح سلامت اداری وجود دارد؟
الف)ساختارها: متأسفانه نظام و ساختارهای سنتی اداری هنوز در بیشتر دستگاه های اداری ما وجود دارد و محور اجرای بسیاری از کارها می باشند. و همین ساختارهای قدیمی و سنتی است که زمینه را جهت بوجود آمدن تخلف فراهم می نماید. بدین منظور بایستی ساختارهای قدیمی و سنتی جای خود را به نظام و ساختاری مدرن اداری دهند و بر اساس همین روش های مدرن اداری، مدیران موظف باشند تمام اموال اداری و غیره را در قالب نظامی مدون، اجراء و بایگانی نمایند که هر لحظه بتوان کلیه اطلاعات را بدست آورد. بایستی زیربنای هر سیستم اداری بر پایه شغل تعریف شود نه شاغل که متأسفانه امروز سیستم های اداری ما شاغل محور می باشند.
ب) اطلاع رسانی : اربابان رجوع می بایست از کلیه آئین نامه ها و مقررات سیستم اداری که به آن مراجعه
می نمایند اگاهی داشته باشند. عدم آشنایی با این قوانین و مقررات است که زمینه را برای بروز تخلفات اداری فراهم می نماید و به همین منظور بایستی دستگاه های اجرایی اقداماتی در جهت افزایش اطلاعات اربابان رجوع انجام دهند بعنوان مثال می بایست وظایف و مسئولیت های هر واحدی بصورت تابلو در آن واحد نصب شود تا مردمی که مراجعه می نمایند متوجه شوند که واحد مربوطه چه وظایف و مسئولیت هایی دارد. همچنین تهیه بروشورهای لازم. همچنین می توان در سایت های اینترنتی مختلف کشوری و استانی قوانین و مقررات و
آئین نامه های مربوط به هر دستگاه اداری را وارد کرد تا بدین ترتیب مردم نسبت به آن قوانین آگاهی کامل داشته باشند مثلاً وقتی که کارمندان و مسئولین یک سیستم اداری متوجه شوند که ارباب رجوعی که به آنها مراجعه کرده است از قوانین ومقررات آن ادراه با واحد مطلع می باشد طبیعتاً زمینه تخلف اداری کمتر شود.
پس آموزش و اطلاع رسانی از دیگر عوامل تعیین کننده در جهت افزایش سلامت اداری می باشد.
ج) شرایط فیزیکی و محیطی : یکی از معظلات بعضی از دستگاه های اجرایی و اداری این است که قسمت ها و واحدهای آن دستگاه ها پراکنده هستند و از یکدیگر دور می باشند. بعنوان مثال دانشگاه علوم پزشکی بوشهر یکی از این مصادیق می باشد. دور بودن واحدها و قسمت های اداری یک دستگاه اجرائی می تواند بنوعی درایجاد تخلف اداری موثر باشد.
د) ایجاد نظام شایسته سالاری : یکی از راهکارهای مهم در افزایش سطح سلامت اداری این است که در انتصاب اشخاص به مشاغل اداری چه در سطح کارشناسی و چه در سطح مدیریتی دقت لازم صورت گیرد و افراد متخصص مشاغل مزبور را تصدی نمایند. بنابراین می بایست دستگاه های نظارتی دستگاه های اجرایی دقت لازم را داشته باشند که اشخاص غیر متخصص وارد مشاغل غیر تخصصی نشوند و همچنین شاغلین متخصص در مشاغل ومسئولیت های یک سیستم اداری از شغل خود عزل نشوند. طبیعی است که وقتی اشخاص نالایق و غیر متخصص در مشاغل تخصصی گمارده شوند زمینه ایجاد تخلفات اداری فراهم می شود. پس لازم است که واحدهای نظارتی از جمله حراست به این وظیفه ذاتی خود واقف باشند و از بوجود آمدن معضل مزبور جلوگیری نمایند و نظام شایسته سالاری بد در سیستم های اداری تثبیت نمایند.
و) توجه به امور رفاهی پرسنل و خانواده ایشان : یکی از راهکارهای مهم در ایجاد سلامت اداری ایجاد نگیزه در پرسنل یک سیستم اداری می باشد. یکی از رهکارهای ایجاد انگیزه، توجه به امور رفاهی پرسنل و خانواده ایشان می باشد. احترام به پرسنل و تکریم خانواده ایشان ضریب اطمینان در پرسنل را افزایش می دهد و باعث افزایش اعتماد به نفس ایشان در محیط اداری شود. در چنین شرایطی پرسنل حس می نمایند که در نظام اداری دارای شخصیت اداری موثر می باشند و وقتی این چنین مورد تکریم و احترام قرار گرفتند متقابلاً وظیفه خود
می دانند در راستای اهداف سازمانی حرکت نمایند و این مهم زمینه تخلف اداری را به حداقل می رساند.
س) مبارزه با مدرک گرایی محض : یکی از معضلات امروز سیستم های اداری تلاش کارکنان جهت اخذ مدارک تحصیلی بالاتر باشد و این موضوع باعث می شود که کارمندان حتی در ساعات اداری مشغول به به تحصیل شوند و وظایف ذاتی خود را انجام ندهند. می بایست در سیستمهای اداری با این رویه غلط مبارزه شود و راه کارهای مناسب جهت این مهم طراحی شود. سیستم های اداری دقیقاً مشاغل و ردیف های سازمانی و در مجموع چارت سازمانی خود را بخوبی و با شفافیت تعریف نمایند و کارکنان رو مطلع نمایند که سیستم اداری به چه مدارکی نیازمند است. اینکه پرسنل یک دستگاه اجرایی به محض اخذ یک مدرک تحصیلی که در اکثر قریب به اتفاق نیز آن مدرک با شغل سازمانی ایشان همخوانی ندارد تقاضای اعمال آن مدرک تحصیلی را دارد و توقع دارد که از قبل این مدرک تحصیلی به حقوق و مزایای جدیدی دست پیدا کند از معضلات جدی ومهم سیستم های اداری امروز می باشد. بنابراین یکی از رسالت های مهم امروزی دستگاه های اجرایی مبارزه با مدرک گرایی است.
ش) مبارزه با چند شغله بودن پرسنل : در بسیاری از دستگاه های اجرایی مشاهده می شود که برخی از پرسنل علاوه بر شغل اصلی دارای مشاغل دیگری در سیستم اداری می باشند که این مهم می بایست رصد و پیگیری شود. به راهکارهای فوق می توان به تجربه پرسنل، ثبات شغلی ومدیریتی و غیره اشاره کرد. که همه می توانند در ایجاد یک محیط اداری سالم نقش مهمی داشته باشند.
در پایان این بحث باید گفت که ویژگی ها و خصوصیات یک دستگاه اداری سالم به شرح ذیل می باشد :
1) سازمان ها می بایست براساس نیازهای حقیقی یک جامعه شکل بگیرند.
2) سازمان های اداری می بایست برنامه محور باشند و برای اجرای برنامه های خود دارای استراتژی باشند.
3) نیروی انسانی دستگاه های اداری می بایست از کارکنان، کارشناسان و مدیران با دانش، متخصص و متعهد باشند(شایسته سالاری)
4) سازمان های اداری می بایست قبل از درمان معضلات اداری به فکر پیشگیری باشند.
5) سازمان های اداری می بایست در راه تحقق برنامه ها و اهداف خود از روش ها و سیستم های نوین و مدون استفاده نمایند و روش های سنتی را کنار بگذارند.
6) واحدهای نظارتی دستگاه های اجرایی کارآمد وتوانمند باشند.
7) توجه خاص به تکریم ارباب رجوع و پیگیری مطالبات قانونی ایشان داشته باشند.